חברת ROG מבית רזניק מערכות יצאה עם מוצר חדשני – מערכת ניהול רישוי בנייה אשר מציבה את המשתמשים במקום הראשון. מערכת ROG עובדת קודם כל עבור הרשות ולוקחת בחשבון את מגיש הבקשה באזור ייעודי בשבילו.
רשויות – המגזין הישראלי לרשויות מקומיות
>
פיילוט להטמעת מערכת מקוונת לניהול רישוי בנייה בתאגיד ת.מ.ר הסתיים בהצלחה. המערכת החכמה פותחה על ידי חברת ROG מבית רזניק מערכות ומאפשרת ניהול אחיד, יעיל ומיטבי תוך שקיפות מלאה למשתמש.
יתרונות המערכת: מתממשקת עם כל המערכות בארגון – פיננסיות (פריוריטי, חילן), הנדסה (מערכת תשתיות לאומיות, אקסלים), צרכנות (סיטי מיינד) וה-GIS של הארגון; מאפשרת לכל המידע הארגוני להיות נגיש בלחיצת כפתור; מאפשרת תקשורת בין הבודקים למגישי הבקשה ומייתרת את הצורך להגיע למשרדי התאגיד – כל המידע נמצא במקום ייעודי אחד.
המערכת החכמה פותחה עם המשתמשים, ביניהם איתי סינגר מנהל אגף הנדסה בתאגיד ת.מ.ר ולכן נותנת פתרונות לבעיות שעלו מהשטח, כמו פישוט התהליך באמצעות אזור ייעודי למגישי הבקשה. מעתה ואילך, היזמים לא נדרשים לפנות לאדריכל או לתאגיד; הם מעודכנים ישירות מהמערכת, ומרגישים שיש מי שרואה אותם. מהצד של הרשות, יש פחות תלונות מצד היזם, דבר המפחית את הלחץ על בודקי התוכנית, מעלה את קרנה של הרשות וממצב אותה כרשות חדשנית ונגישה, ששמה את האזרח במרכז.
איתי רובך, ראש צוות הטמעה בחברת ROG מתאר את השינוי המהפכני שיוצרת המערכת: ״התלונות העיקריות של מגישי הבקשה או בודקי ההיתר מטעם הרשות על תהליך הרישוי הוא סרבול ומשך זמן ארוך. ואכן, במדדים של זמן קבלת היתר ניתן לראות כי התהליך לא רק שלא התקצר אלא התארך בחלק ניכר מהרשויות.
מערכת ROG לניהול רישוי בנייה היא הראשונה בישראל שמאפשרת לנהל מידע ממערכות שונות בארגון – במקום אחד. ריכוז המידע הקיים בתיק מאפשר קישור של הפנייה ושילוב קבצים – מכל מקום ובכל זמן. שליפת נתונים נעשית היום באמצעות לחיצה על אפליקציה באיי-פד או בטלפון נייד״.
לאור העובדה שתהליך רישוי יכול להתפרס על פני כמה שנים, עם פער משמעותי בין שלב אחד למשנהו, כניסה מיידית למערכת – מכל אחד משלבי הגשת הבקשה – מייעלת את תהליך הרישוי ומקצרת את משך הזמן באופן משמעותי. הבירוקרטיה המסורבלת שהייתה מנת חלקו של כל מי שהגיש תוכנית, ונאלץ לבדוק קלסרים עבי כרס, חלפה מן העולם ועימה חוסר השקיפות שהיקשה לא פעם על תאגיד המים בהתמודדות עם טענות המגישים.
איתי סינגר מנהל אגף הנדסה בתאגיד המים ת.מ.ר היה שותף להתאמת המערכת לצורכי הארגון: ״כשנכנסתי לתפקיד הנוכחי, לפני כשנתיים, כל תהליך הרישוי התנהל באופן ידני, עם אין סוף דפים, שחלקם היו הולכים לאיבוד בתוך הסבך הבירוקרטי. פניתי לחברת ROG והתחלנו להתאים את המערכת הקיימת לצרכים הייחודים שלנו. היופי בתהליך היה שההתאמה ארכה כמה ימים ולא שנים כמו במערכות אחרות. בתור ארגון, היה מרשים להיווכח עד כמה המערכת ידידותית, נגישה לכולם, עם ניהול קבצים מלא, וליווי צמוד מצד חברת Rog״.
כתאגיד המאגד בתוכו ארבע רשויות: רמלה, גדרה, קריית מלאכי ובני עי״ש, הנמצאות בתהליכי פיתוח רחב היקף, על אילו נושאים היה חשוב לשים את הדגש בפיתוח המערכת?
סינגר: ״שמתי דגש על שלושה נושאים: יעילות המערכת, שקיפות מול התושב וידידותיות למשתמש. הפיילוט נמשך כחודש וחצי, ובמהלכו אישרנו תוכניות בפועל תוך ביצוע ההתאמות הנדרשות, בהתאם להערות שעלו מהשטח. המערכת עכשיו באוויר ובקרוב נקיים הדרכה לאדריכלים״.
יש לא מעט טענות מצד מגישי הבקשה על מייל שנשלח ולא התקבל. כיצד המערכת מתמודדת עם פניות מסוג זה?
רובך: ״במערכת Rog אין צורך במיילים מאחר והתקשורת מתבצעת ישירות בתוך המערכת. בנוסף לכך, המערכת תומכת בקבלת מייל אשר נקלט אוטומטית, מתועד במערכת וניתן לשלוף אותו בכל עת.
לאור העובדה שתהליך רישוי יכול להתפרס על פני כמה שנים, עם פער משמעותי בין שלב אחד למשנהו, כניסה מיידית למערכת – מכל אחד משלבי הגשת הבקשה – מייעלת את תהליך הרישוי ומקצרת את משך הזמן באופן משמעותי.
באילו אופנים המערכת משפיעה על התנהלות התאגיד?
סינגר: ״המערכת מספקת מסד נתונים רחב עם ריכוזיות וקישוריות בין תהליכים – כל אלה מובילים להחלטות מושכלות וממטבות את השירות לתושב. אנחנו תאגיד גדול שמספק שירות לאוכלוסייה גדולה כך שיש משמעות אדירה לניהול ושליטה בתהליך. בלחיצת כפתור אחת המערכת מציגה מגוון רחב של פונקציות המיועדות למשתמש ולמנהל. אני יכול לראות את כל הנתונים, כולל ריכוז טבלאות, מספר תוכניות שלא אושרו במשך שבועיים או תוכניות לאחר הגשה. ניתן להורות על פעולות שמשחררות את הפקקים במערכת – כולל התראות על איחור בהגשה ועל פקיעת זמן מועד הגשה, כדי לזרז תהליכים ולשמור את הפרויקט בתוך לוחות הזמנים שנקבעו״.
איך מתבטאת השקיפות של המערכת?
סינגר: ״במסגרת הפיילוט שהתקיים ברמלה, הגענו לשטח ובעלת הנכס יצאה מהבית, פנתה לעברנו ושאלה ״מי אתם?״. הצגנו את עצמנו וכשסיימנו את הבדיקה, היא נשלחה אל התאגיד ואושרה. בו בזמן, יצאה אלינו בעלת הנכס וסיפרה בחיוך, שקיבלה מייל מהתאגיד עם הודעה על אישור הבקשה. היום, בניגוד לעבר, כל בעלי העניין חשופים לכל שלב בתהליך ובזמן אמת דרך מערכת רישוי Rog״.
