ניהול רישוי תאגידים

בשורה לתאגידי המים – תוכנה שעושה סדר בעבודה, מקצרת תהליכים ביורוקרטיים וחוסכת כסף. המערכת החכמה של ROG לניהול רישוי בנייה חוללה מהפכה בתאגידי מים וברשויות מקומיות. לאחרונה התפרסמו כתבות בשני מגזינים מקצועיים עם סקירה מקיפה של פתרונות התוכנה החדשניים בענף. 

מערכת ניהול רישוי>

רשויות – המגזין הישראלי לרשויות מקומיות

לעבוד בהנדסה ולא בביורוקרטיה

מערכת חכמה לניהול רישוי בנייה חוללה מהפכה בתאגיד תמר. המערכת פותחה על ידי חברת ROG מבית רזניק מערכות ומאפשרת ניהול אחוד, יעיל ומיטבי תוך שקיפות מלאה למשתמש. מעטה כל המידע הארגוני נגיש למשתמש בלחיצת כפתור אחת! תהליך רישוי בנייה מתפרס על פני מספר שלבים – החל מבקשת המידע דרך קבלת תוכניות סניטריות ועד לטופס האכלוס (טופס 4). התמשכותו על פני חודשים רבים תוך שילוב מספר רב של גופים, הביאו לידי כך שתהליך רישוי בנייה בתאגידי המים והביוב בישראל מתאפיין בביורוקרטיה יתירה, ריבוי ניירת וחוסר שקיפות.

חברת ROG מבית רזניק מערכות יצאה עם מוצר חדשני – מערכת ניהול רישוי בנייה אשר מציבה את המשתמשים בראש סדר העדיפויות. בניגוד לעבר, מערכת ROG עובדת קודם כל עבור הרשות, תוך לקיחת מגיש הבקשה בחשבון באמצעות הקצאת אזור אישי ייעודי. המערכת החכמה פותחה עם המשתמשים, בניהם איתי סינגר מנהל אגף הנדסה בתאגיד תמר ולכן היא נותנת פתרונות לבעיות שעלו מהשטח, כמו פישוט התהליך באמצעות אזור ייעודי למגישי הבקשה. מעתה ואילך, היזמים לא נדרשים לפנות לאדריכל או לתאגיד; הם מעודכנים ישירות מהמערכת, ומרגישים שיש מי שרואה אותם. מהצד של הרשות, יש פחות תלונות מצד היזם, דבר המפחית את הלחץ על בודקי התוכנית, מעלה את קרנה של הרשות וממצב אותה כרשות חדשנית ונגישה ששמה את האזרח במרכז. מערכת ROG מתממשקת עם כל המערכות בארגון – פיננסיות (פריורוט, חילן), הנדסה (מערכת תשתיות לאומיות, אקסלים), צרכנות (סיטי מיינד) וה-GIS של הארגון, מה שמאפשר לכל המידע הארגוני להיות נגיש בלחיצת כפתור. המערכת מאפשרת תקשורת בין הבודקים למגישי הבקשה, ללא צורך במיילים או ווטסאפ. לצד כל אלו, המערכת מייתרת את הצורך להגיע למשרדי התאגיד – כל המידע נמצע במקום ייעודי אחד.

איתי אורבך, ראש צוות הטמעה בחברת ROG מתאר את השינוי המהפכני שיוצרת המערכת: "התלונות העיקריות של מגישי הבקשה או בודקי ההיתר מטעם הרשות על תהליך הרישוי הוא משך זמן ארוך וסרבול" מערכת ROG לניהול רישוי בנייה היא הראשונה בישראל שמאפשרת לנהל מידע ממערכות שונות בארגון – במקום אחד. ריכוז המידע הקיים בתיק מאפשר קישור של הפנייה ושילוב קבצים – מכל מקום ובכל זמן. שליפת נתונים נעשית היום באמצעות לחיצה על האפליקציה באיי-פד או בטלפון הנייד.

איתי סינגר מנהל אגף הנדסה בתאגיד המים ת.מ.ר היה שותף להתאמת המערכת לצורכי הארגון: "כשנכנסתי לתפקיד הנוכחי, לפני כשנתיים, כל תהליך הרישוי התנהל באופן ידני, עם אין סוף דפים. פניתי לחברת ROG והתחלנו בתהליך התאמת המערכת הקיימת לצרכים הייחודיים שלנו. היופי בתהליך היה שההתאמה ארכה כמה ימים ולא שנים כמו במערכות אחרות. בתוך הארגון, היה מרשים להיווכח עד כמה המערכת ידידותית, נגישה למשתמשים, עם ניהול קבצים מלא, וליווי צמוד של חברת ROG" כתאגיד המאגד בתוכו ארבע רשויות: גדרה, קריית מלאכי ובני עי"ש, הנמצאות בתהליך פיתוח רחב היקף.

על אילו נושאים היה חשוב לשים את הדגש בפיתוח המערכת?

סינגר: " שמתי דגש על שלושה נושאים: יעילות המערכת, שקיפות מול התושב וידידותיות למשתמש. הפיילוט נמשך כחודש וחצי, ובמהלכו אישרנו תוכניות בפועל תוך ביצוע ההתאמות הנדרשות, בהתאם להערות שעלו מהשטח. המערכת עכשיו באוויר וכבר קיימנו הדרכה לאדריכלים.

יש לא מעט טענו מצד מגישי הבקשה על מייל שלא נשלח ולא התקבל. כיצד המערכת מתמודדת עם פניות מסוג זה?

רובך: " במערכת ROG אין צורך במיילים מאחר והתקשרות מתבצעת ישירות בתוך המערכת. בנוסף על כך, המערכת תומכת בקבלת מייל אשר נקלט אוטומטית, מתועד במערכת וניתן לשליפה בכל עת. לאור העובדה שתהליך רישוי יכול לקחת כמה שנים, עם פער משמעותי בין שלב אחד למשניהו, כניסה מיידית למערכת – בכל אחד משלבי הגשת הבקשה – מייעלת את תהליך הרישוי ומקצרת את משך הזמן באופן משמעותי. הבירוקרטיה המסורבלת שהייתה מנת חלקו של כל מי שהגיש תוכנית, ונאלץ לבדוק קלסרים עבי כרס, חלפה מן העולם ועימה חוסר השקיפות שהיקשתה לא פעם על התאגיד בהתמודדות עם טענות המגישים, במשפט אחד – אנחנו מאפשרים למהנדסים לעבוד בהנדסה ולא בביורוקרטיה".

באילו אופנים המערכת משפיעה על התנהלות התאגיד?

סינגר: "המערכת מספקת מסד נתונים רחב עם ריכוזיות וקישוריות בין התהליכים – כל אלה מובילים להחלטות מושכלות הממטבות את השירות לתושב. כתאגיד שמספק שירות לאוכלוסייה גדולה, יש משמעות אדירה לניהול ושליטה בתהליך, כך שבלחיצת כפתור אחת המערכת מציגה מגוון רחב של פונקציות המיועדות למשתמש ולמנהל. כמנהל אני יכול לראות את כל הנתונים, כולל ריכוז טבלאות, מספר תוכניות שלא אושרו במשך שבועיים או תוכניות לאחר הגשה. ניתן להורות על פעולות שמשחררות את הפקקים במערכת – כולל התרעות על איחור בהגשה ועל פקיעת זמן מועד ההגשה, כדי לזרז תהליכים ולשמור את הפרויקט בתוך לוחות הזמנים שנקבעו"

איך מתבטאת השקיפות של המערכת?

סינגר: " במסגרת הפיילוט שהתקיים בגדרה, הגענו לשטח ובעלת הנכס יצאה מהבית, פנתה לעברנו ושאלה "מי אתם?" הצגנו את עצמנו וכשסיימנו את הבדיקה, היא נשלחה אל התאגיד ואושרה. בו בזמן יצאה אלינו בעלת הנכס וסיפרה בחיוך, שקיבלה מייל מהתאגיד עם הודעה על אישור הבקשה. היום, בניגוד לעבר, כל בעלי העניין חשופים לכל שלב בתהליך ובזמן אמת דרך מערכת רישוי ROG".

בימים אלו מוטמעת מערכת ROG לניהול רישוי ובנייה בתאגיד המים מי רמת גן ובמי הרצליה.

מגזין הנדסת מים – מגזין המים הישראלי

"התוכנה של ROG שינתה לי את החיים"

נדמה כי בתאגידי המים רק חיכו לתוכנה שתעשה להם סדר בעבודה, תקצר תהליכים בירוקרטים ותחסוך כסף. תוכנת ROG מבית חברת רזניק, חוסכת לתאגידי המים במון זמן על בירוקרטיה ומעלימה את הכאוס. המערכת פועלת כבר בתאגיד המים ת.מ.ר וגורפת מחמאות רבות. איתי סינגר סמנכ"ל התאגיד "המערכת מספקת מסד נתונים רחב עם ריכוזיות וקישוריות בין התהליכים, כל אלו מובילים להחלטות מושכלות וממטבות את השירות לתושב. עד היום אף אלא דאג לפתח עבור תאגידי המים תוכנה בסטנדרט של ההייטק העולמי. תאגידי המים עבדו בצורה בצורה ידנית ועם 8 תוכנות שונות שלא קשורות אחת לשנייה בשום צורה: אקסל, קומפלוט, Outlook PDF, פריורטי, סאפ, GIS ועוד תוכנות. מנהלי המשרד נאלצו לתווך בין כולן ולנסות לעשות סדר בבלאגן – מה שנראה כמשימה בלתי אפשרית לפעמים. במצב כזה, אין סיכוי שלא יהיה כאוס וכתוצאה מעך גם אי עמידה בזמנים, רשויות וקבלנים עצבניים, המון לחץ במשרד ושחיקה של העובדים. המדינה באה בטענות לתאגיד על כך שפרויקטים אינם מתקדמים בקצב המתאים, בזמן שמנהל הפרויקט אפילו לא יודע באיזה תהליך נמצאת הבקשה ואיפה היא תקועה. ישנם סיפורים על קבלנים עצבניים שהגיעו למשרדים של תאגידי המים ושברו דלת כתוצאה מעצבים. וכך, כולם כועסים, אבל אי אפשר לפתור את הבעיה בשיטות העבודה הקיימות. כיום עובדי תאגיד המים מבזבזים לפחות שעתיים ביום על בירוקרטיה מיותרת והעיכובים הפרויקטים מצטברים לשנה וחצי לפי פרויקט בממוצע. את הנזק המצטבר קשה מאד לחשב, והערכות נעות בין מיליארד שקלים ל-4 מיליארד שקלים בשנה. תלוי בשנה ובכמות התחלות הבניה שיש באותה שנה.

התוכנה לראש שקט

זו הסיבה שחברת ROG מבית רזניק מערכות, פיתחה תוכנה אחת מסודרת שמאגדת את הכול. המערכת מאפשרת לנהל את כל הפרויקט במקום אחד מסודר כאשר גם לקבלן, גם ליזם וגם לרשויות ישנה אפשרות להיכנס ולראות מה הסטטוס של הפרויקט בכל רגע נתון. תהליך אשר לוקח לא יותר מדקה. המערכת הוטמעה כבר בתאגיד המים ת.מ.ר, מי רמת גן ומי הרצליה. התוצאה היא שתהליך אישור היתר הבניה התקצר ב-30% מהזמן, העובדים רגועים יותר בעבודה וכמות העימותים עם קבלנים, יזמים ומתכננים ירדה בצורה משמעותית. סטנדרט העבודה השתנה לחלוטין. "זה שינה לי את החיים" אומר איתי סינגר, סמנכ"ל הנדסה בתאגיד המים של רמלה – ת.מ.ר "זה כאילו עברתי לעבודה חדשה, הרבה יותר טובה"

המערכת של רוג מאפשרת ניהול אחיד, יעיל ומיטבי תוך שקיפות מלאה למשתמש. במקום לעבור מתוכנה אחת לאחרת ולחפש את הכרטיס של הפרויקט, ניתן לקבל את כל המידע הארגוני בצורה נגישה ובלחיצת כפתור אחת. ניתן לדוגמא את תהליך רישוי הבנייה. התהליך מתפרס על פני 3 שלבים עיקריים. החל מבקשת המידע דרך קבלת תוכניות סניטריות ועד לטופס האכלוס (טופס 4). התהליך נמשך על פני חודשים רבין והוא משלב בתוכו מספר רב של גופים. כתוצאה מכך, תהליך רישוי הבנייה בתאגידי המים וביוב בישראל התאפיין בהמון בירוקרטיה, ריבוי ניירת וחוסר שקיפות.

פתרון לבעיות מהשטח

המערכת החכמה פותחה ביחד עם המשתמשים עצמם, בניהם איתי סינגר – מנהל אגף הנדסה בתאגיד ת.מ.ר החברה לא התפשרה עד שהמשתמשים לא היו שבעי רצון מהתוצאה. זו הסיבה שהמערכת נותנת פתרונות לבעיות שעלו מהשטח.

מיתרונות המערכת: פישוט התהליך באמצעות אזור ייעודי למגישי הבקשה. מעתה ואילך, היזמים לא נדרשים לפנות לאדריכל או לתאגיד. הם מעודכנים ישירות מהמערכת, ומרגישים שיש מי שרואה אותם מצד הרשות, יש פחות תלונות מצד היזים, דבר המפחית את הלחץ על הבודקי התוכנית, מעלה את קרנה של הרשות וממצב אותה כרשות חדשנית ונגישה ששמה את האזרח במרכז. המערכת של ROG מתממשקת עם כל המערכות בארגון: המערכות הפיננסיות (פריורטי, חילן), מערכות ההנדסה (מערכות תשתיות לאומיות, אקסלים), צרכנות (סיטי מייד) וה-GIS של הארגון. בצורה כזו ניתן לגשת לכל המידע הארגוני בלחיצת כפתור. המערכת מאפשרת תקשור בין הבודקים לבין מגישי הבקשה ולכן אין צורך במיילים או ווטסאפ. לצד כל אלה המערכת מייתרת את הצורך להגיע למשרדי התאגיד שכן כל המידע נמצא במקום ייעודי אחד. הסיפורים על הדלת השבורה לא יחזרו על עצמם יותר.

איתי רובך "שינוי מהפכני"

איתי רובך, ראש צוות הטמעה בחברת ROG מתאר את השינוי המהפכני שיוצרת המערכת: "התלונות העיקריות של מגישי הבקשה או בודקי ההיתר מטעם הרשות, היו על סרבול התהליך ומשך הזמן שהוא לוקח. במדדים של זמן קבלת ההיתר בשנים האחרונות, ניתן לראות כי התהליך התארך בחלק ניכר מהרשויות. מערכת ROG לניהול רישוי בניה היא הראשונה בישראל שמאפשרת לנהל מידע ממערכות שונות בארגון במקום אחד. ריכוז המידע הקיים בתיק מאפשר קישור של הפנייה ושילוב קבצים מכל מקום ובכל זמן. שליפת הנתונים נעשית היום האמצעות לחיצה על אפליקציה באיי-פד או בטלפון נייד". תהליך רישוי יכול להתפרס על כמה שנים עם פער משמעותי בין שלבל אחד למשניהו. עקב המצב במדינה שהוביל לדחייה בבחירות לרשויות המקומיות ודחייה בפרויקטים רבים, ידרשו הרשויות לזרז תהליכים רבים על מנת לסגור את פערי התכנון והבנייה. כניסה מיידית של המערכת לכל הרשויות יכולה לייעל את תהליך הרישוי ולעזור לסגור את הפער.

איתי סינגר "מערכת ROG הופכת את העבודה לקלה, פשוטה ומהירה יותר"

איתי סינגר מנהל אגף ההנדסה בתאגיד המים ת.מ.ר שיהי ה שותף להתאמת המערכת לצורכי הארגון: "כשנכנסתי לתפקיד הנוכחי לפני כשנתיים, כל תהליך הרישוי התנהל באופן ידני, עם אין ספור דפים, שחללקם היו הולכים לאיבוד בתוך הסבל הבירוקרטי. פניתי לחברת ROG והתחלנו להתאים את המערכת הקיימת לצרכים שלנו. היופי בתהליך היה שההתאמה ארכה כמה ימים ולא שנים כמו במערכות אחרות. בתוך הארגון היה מרשים להיווכח עד כמה המערכת ידידותית, נגישה לכולם, עם ניהול קבצים מלא, וליווי צמוד מצד חברת ROG" סינגר מספר כיצד המערכת השפיעה על עבודתו "המערכת מספקת מסד נתונים רחב עם ריכוזיות וקישוריות בין התהליכים – כל אלה מובילים להחלטות מושכלות וממטבות את השירות לתושב. אנחנו תאגיד גדול שמספק שירות לאוכלוסייה גדולה כך שיש משמעות אדירה לניהול ושליטה בתהליך. בלחיצת כפתור אחת המערכת מציגה מגוון רחב של פונקציות המיועדות למשתמש ולמנהל. אני יכול לראות את כל הנתונים כולל ריכוז טבלאות, מספר תוכניות שלא אושרו במשך שבועיים או תוכניות לאחר הגשה. ניתן להורות על פעולות שמשחררות את הפקקים במערכת – כולל התרעות על איחור בהגשה ועל פקיעת זמן מועד ההגשה, כדי לזרז תהליכים ולשמור את הפרויקט בתוך לוחות הזמנים שנקבעו".

איך מתבטאת שקיפות המערכת?

סינגר: " במסגרת הפיילוט שהתקיים בגדרה, הגענו לשטח ובעלת הנכס יצאה מהבית, פנתה לעברנו ושאלה "מי אתם?" הצגנו את עצמנו וכשסיימנו את הבדיקה, היא נשלחה אל התאגיד ואושרה. בו בזמן יצאה אלינו בעלת הנכס וסיפרה בחיוך, שקיבלה מייל מהתאגיד עם הודעה על אישור הבקשה. היום, בניגוד לעבר, כל בעלי העניין חשופים לכל שלב בתהליך ובזמן אמת דרך מערכת רישוי ROG. בזכות המערכת כל עובד חוסך בממוצע שעתיים עבודה במהלך היום". וכך, הבירוקרטיה המסורבלת שהייתה מנת חלקו של כל מי שהגיש תוכנית ונאלץ לבדוק קלסרים עבי כרס חלפה מן העולם. עימה חלפה גם תופעת חוסר השקיפות שהקשתה לא פעם על התאגיד בהתמודדות עם טענות המגישים.