ניהול ידני של תהליכי קבלת היתרי בנייה מהווה משימה מאתגרת ומותיר מקום לשגיאות ולחריגה ממסגרות זמנים. תוכנות ממוחשבות המיועדות לכך יפשטו את ההתמודדות עם הגופים הרגולטוריים ויקלו על מלאכת התיעוד והדיווח.
תהליך הוצאת היתר בנייה הוא פרוצדורה ממושכת, עתירת פרטים ועמוסת בירוקרטיה. הוא מחייב התנהלות מול כמה וכמה גורמים, העשויים לכלול את הוועדה המקומית לתכנון ובנייה, רשות מקרקעי ישראל, משרד הבינוי והשיכון, בעלי הזכויות בקרקע ואחרים. הוא כולל עשרות תתי-שלבים טכניים שיש לבצע בתוך מסגרות זמנים קבועות, כאשר התקינה נוטה להשתנות באמצע התהליך וגם נדרשת קבלת הערות של גופים רגולטוריים ועריכת שינויים בהתאם. על מנת לייעל את ההליך הסבוך, חשוב לנהל אותו בעזרת מערכות אוטומציה ממוחשבות.
המורכבות הכרוכה בקבלת היתרי בנייה
ניהולם של תהליכי קבלת היתרים דורש ממנהלי פרויקטים ויזמים עבודת נמלים יסודית ומוקפדת. יש לעקוב אחר האישורים שכבר ניתנו ואלו שעדיין צריך להשיג, כאשר לעתים מתעורר צורך בהגשת בקשות לשימוש חורג או להקלות כאלו ואחרות. יש לזכור לשלם ובזמן לגורמים שונים, לרבות שכר מהנדסים, תשלום אגרות להפקת מסמכים ואף היטל השבחה. לעיתים נדרשים שינויים בעקבות בקרת התוכן של הוועדה לתכנון ובנייה, על מנת לעמוד בסטנדרטים של תברואה, בטיחות אש, הגנה אזרחית, יציבות מבנית והיבטים נוספים, ונדרשת הגשת דו"ח מפורט בדבר השינויים המרחביים שבוצעו בהתאם.
תקופת ההמתנה לקבלת ההיתר עלולה להיות מורכבת יותר כשנדרשות פעולות של עריכת שינוי בהגדרות השימוש בנכס, הריסת מבנה קיים או התנהלות מול דיירים כמו בפרויקטים של פינוי בינוי ותמ"א 38. במקרה הנפוץ של עבודה על מספר פרויקטים במקביל, העשויים להיות ממוקמים בערים שונות ובכך להצריך התנהלות מול מספר ועדות מקומיות, המעקב הידני נעשה מאתגר אף יותר – במיוחד לאור החודשים המרובים ולעתים השנים על פניהם נפרס תהליך קבלת ההיתר.
דיגיטציה של מעקב סטטוס היתר הבנייה
שימוש במערכות ממוחשבות לניהול תהליכים אלו מקל את מלאכתם של מהנדסים, יזמים וקבלנים ממגוון ענפים – שלד, דיפון, איטום, אינסטלציה, חשמל וגבס. שימוש במערכת ייטיב הן עם הקמת פרויקטים חדשים והן עם ביצוע שינויים או הרחבות במבנים קיימים, בין אם מדובר בבנייה למגורים, בפרויקט ציבורי או בעבודת תשתיות לאומיות.
הדיגיטציה מסוגלת לתרום משמעותית לעמידה בזמנים, החיונית ברבים משלבי קבלת ההיתר: תיק המידע עליו מבוססת הבקשה – ובו בין היתר הוראות התב"ע הרלוונטיות וקיומן של הפקעות החלות על הנכס – מוכרח להיות בתוקף, הבנייה נדרשת להתבצע במסגרת תוקפו של ההיתר עצמו והגשת ערעור במקרה של דחיית הבקשה מייצרת מסגרת זמנים צפופה מאוד. תוכנה מתאימה תסייע במניעת השמטה של מסמכים אקוטיים, לרבות חישובי שטחים, הוכחת בעלות ומפות מדידה, שאי צירופם בשגגה יגרור בזבוז זמן יקר.
ההתבססות על מעקב סטטוס באופן ממוחשב תותיר פחות מקום לטעויות אנוש טכניות, תחסוך בשעות של עבודה מנהלתית סיזיפית ותקל על שמירת תיעוד בצורה מסודרת ומוקפדת. הפלטפורמה הדיגיטלית תסייע בהנגשת המידע העדכני ביותר בנוגע לפרויקט, תפשט את ההודעה השוטפת לבעלי זכויות או יזמים לגבי התפתחויות וגם תשתלט בקלות יחסית על פרויקטים מסובכים. המעקב הרציף יסייע בעדכון הערכת העלויות המושפעת מהערות ההנדסיות שניתנו ויתרום לזיהוי צורך בהיערכות תקציבית נוספת עבור המשך תהליך קבלת ההיתר.
