ניהול כתב כמויות 

כוחה של האוטומציה חולל מהפכה בתחום הבניה 

בענף הבניה דיוק ויעילות הולכים יד ביד. הערכה מדויקת של כמויות חומרי הגלם, העבודה והעלויות מהווה היבט מכריע שעליו הפרויקט יקום או יפול. כתב כמויות הוא כלי המפתח המאפשר לרכז ולנתח את הנתונים כדי לקבל החלטות חשובות. באופן מסורתי עריכת כתב כמויות התבצעה ידנית וגזלה זמן יקר של אדריכלים ומנהלי פרויקטים. טכנולוגיות חדשניות שהתפתחו בשנים האחרונות חוללו מהפך בתחום והפכו כתב כמויות לאוטומטי ומדויק, מתעדכן בזמן אמת עם כל שינוי תכנוני ומציע דרכים לצמצום עלויות באמצעות תכונות AI.

כתב כמויות (BOQ) הינו מסמך מקצועי המפרט את המדדים הכמותיים של המשאבים הנדרשים לביצוע פרויקט בניה, כגון חומרי גלם, ציוד וכדומה. המסמך מספק תיאור ומפרט כמויות ועליות של כל מרכיבי הפרויקט, וזאת כדי לייעל את הקצאת המשאבים, תכנון רכש וניהול עלויות.  

מטרת כתב כמויות הינו לסייע למנהלי פרויקטים לבצע הערכת עלויות מדויקת, הן לצורכי המכרזים והן לביצוע הבקרה, וזאת כדי לאפשר לכל בעלי עניין, כגון יזמים, מהנדסים, לקוחות, קבלנים וקבלני משנה, להבין באופן ברור את היקף העבודה והעלויות הנלוות.

מה כולל כתב כמויות

כתב כמויות נערך בדגש על שקיפות, דיוק והוגנות בהערכת עלויות ומהווה בסיס להסכמי חוזים, רכש חומרים ותהליכי בקרת פרויקטים. כתב כמויות כולל:

• מפרט של כמויות החומרים, העבודה והציוד השונים הנדרשים לכל פרויקט ולכל משימה ספציפית. סעיף זה מאורגן בדרך כלל בטבלאות, המאפשר שליפת נתונים נגישה וחישובים מהירים.
• תיאור מפורט של העבודה שתתבצע, לרבות מפרטים, תקנים וכל דרישה ספציפית.
• מחירי יחידה עבור פריטים שונים. מחירי יחידה אלה משמשים לחישוב העלות הכוללת של כל פריט על סמך הכמות המצוינת בסעיף המדידות.
• סעיף הסיכום המספק סיכום של כל הפריטים, הכמויות והעלויות המוזכרים בכתב הכמויות במסגרת תצוגה מאוחדת של עלות הפרויקט הכוללת המסייעת לבעלי עניין להבין את התקצוב ולקבל החלטות.

• מידע כללי על הפרויקט – תיאור הפרויקט, תנאי האתר ומשך הפרויקט.

יעילות הפרויקט מתחילה בניהול מדויק של כתב הכמויות

ניהול עלויות אפקטיבי ממלא תפקיד מכריע בהשלמת פרויקט הבניה ללא חריגות בזמן ובתקציב. כתב כמויות ערוך היטב מאפשר אופטימיזציה של תהליכי בניה, משלב התכנון ועד לסיום הבנייה, תוך שקיפות מלאה ומזעור הסיכויים למחלוקות ואי הבנות בין הלקוח ובעלי תפקידים המעורבים בעבודה.

ניהול כתב כמויות בצורה נכונה ואפקטיבית מאפשר:

• הערכת עלויות מדויקת ואפשרות לבעלי עניין בפרויקט להקצות משאבים באופן אפקטיבי וחסכוני. ההצגה המפורטת של העלויות משפרת את התכנון הפיננסי, מבטיחה רווחיות ומונעת הוצאות בלתי צפויות.
• להבטיח תהליך מכרז שקוף – קבלנים מסתמכים במידה רבה על כתב הכמויות בעת הגשת הצעותיהם. כתב כמויות שמנוהל היטב מבטיח קיום תקין של הליך המכרז, שכן לכל המציעים יש גישה לאותו מידע מפורט. על כך, כתב כמויות שקוף מקדם תחרות בריאה, מוביל לתמחור תחרותי ולביצוע איכותי.
• הליך רכש – על ידי מתן רשימה ברורה של חומרים וכמויות הנדרשות לפרויקט. רשימה זו מאפשרת תכנון רכש מוקדם, תוך מניעת עיכובים הנגרמים מחוסר זמינות של חומרים, ומפחיתה את הסיכון לעליה בלתי צפויה בעלויות.
• בסיס לכל הליך בקרת הפרויקט – בשלב הבנייה, מסמך כמויות מאפשר השוואה בין הכמויות שחושבו בשלב התכנון ובין אלה שנדרשו בפועל. בקרת כמויות ומחירים מאפשרת למנהלי פרויקטים לזהות בעיות מובנות, וכך לשפר ניהול עלויות ולקבל החלטות מושכלות, הן להמשך הפרויקט הנוכחי והן לפרויקטים הבאים.

אסטרטגיות לייעול ניהול כתב כמויות

ניהול נכון של כתב הכמויות חיוני לביצוע מוצלח של כל פרויקט בניה, מתבסס על מספר אסטרטגיות חשובות, כגון אימוץ כלים דיגיטליים, סטנדרטיזציה של פורמטים, עידוד שיתוף פעולה ושמירה על מסמכי כתב כמויות מדויקים ועדכניים. כתב כמויות אוטומטי מוביל בסופו של דבר לשיפור יעילות הפרויקט, הפחתת עלויות ורווחיות משופרת.

שימוש בכלים דיגיטליים

אימוץ יישומים טכנולוגיים עשוי לייעל משמעותית את ניהול כתב כמויות. תוכנה לענף הבניה והתשתיות יכולה לפשט את היצירה, העריכה והשיתוף של כתב הכמויות, תוך חסכון בזמן וצמצום שגיאות.

הגדרת פורמטים של כתב כמויות

פיתוח פורמטים סטנדרטיים של כתב כמויות אשר אוספים ומארגנים מידע בתבניות קבועות בהתאם לדרישות של סוגים ספציפיים של פרויקטים או תקני תעשייה מסוימים, יכולים לשפר את התצוגה של הנתונים תוך הפשטה של משמעויות. תצוגה פשוטה באמצעות פורמטים ספציפיים מאפשרת השוואה קלה יותר בין הצעות מחיר שונות וביצוע אפקטיבי יותר של הפרויקט.

שיתוף פעולה ותקשורת

על מנת לנהל מסמך כתב כמויות, יש להקפיד על תקשורת תקינה ושיתוף פעולה הדוק בין כל בעלי העניין שמעורבים בפרויקט. פגישות קבועות, תיעוד ברור ופיתוח סביבה שיתופית יכולים לסייע בפתרון אי הבנות וסכסוכים ולהבטיח איזון מקצועי לאורך כל מחזור החיים של הפרויקט.

עדכונים קבועים

 יש לעדכן את כתב כמויות באופן קבוע כדי לשקף כל שינוי שהתרחש במהלך שלב הבנייה. כאשר כל השינויים מופיעים בכתב כמויות, ניתן להבטיח כי כל הצדדים יהיו מעודכנים בהתנהלות של הפרויקט בכל רגע נתון. 

בקרת איכות

יישום תהליך בקרת איכות עשוי למזער שגיאות במסמך כתב כמויות. הליך בקרה כולל בדיקה כפולה של כמויות, הצלבת מידע עם תוכניות הפרויקט ושיתוף גורמים מרובים על מנת לאמת את הדיוק של נתוני כתב הכמויות.